Allgemeingültige Definition:

 

Das Wort „Apostille“ entstammt der französischen Sprache. Es leitet sich von dem Verb „apostiller“ ab, nach „postille“ aus dem Altfranzösischen, was so viel wie „Anmerkung“ bedeutet.

 

 

Die Apostille stellt eine Beglaubigungsform im internationalen Urkundenverkehr dar. Ihre Verwendung findet sie im Rechtsverkehr zwischen jenen Ländern, welche dem Haager Übereinkommen vom 05.10.1961 beigetreten sind. Sie dient der Befreiung öffentlicher Urkunden von einer diplomatischen Beglaubigung oder Legalisation*.

 

Die Apostille Schritt für Schritt – in verständlichen Worten
Damit vereinfacht eine Apostille also die internationale Anerkennung von Urkunden und Dokumenten. Etwa 100 Länder dieser Erde haben sich dem Apostille-Abkommen angeschlossen. Für diese Staaten ist es ausreichend, die jeweilige Urkunde mit einer Apostille zu versehen. Durch diese Apostille wird die Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde von der zuständigen deutschen Behörde bestätigt. Die Auslandsvertretung des entsprechenden Landes muss dann nicht mehr beteiligt werden, da eine Urkunde mit Apostille dort automatisch anerkannt wird.

 

 

Konkret gesagt:

 

 

Die Glaubwürdigkeit eines beispielsweise in Deutschland ausgestellten Dokuments muss in einigen Fällen durch eine sogenannte Apostille bestätigt werden. Wann das in Ihrem persönlichem Fall zutrifft, hängt vom entsprechenden Land und der zuständigen Behörde ab. Das gilt es rechtzeitig zu klären, denn wenn eine Apostille benötigt wird, so muss diese in den meisten Fällen auch übersetzt werden.

 

Apostillen bescheinigen zwar nicht die inhaltliche Richtigkeit des Dokuments, allerdings werden diese Punkte und damit die wichtigsten Kriterien zur erfolgreichen Überbeglaubigung geprüft:

 

Ø  Unverfälschtheit der Unterschrift auf dem Dokument,

Ø  Befugnis der unterzeichnenden Personen zur Ausstellung und Übersetzung der Urkunde, sowie

 

Ø  die Echtheit des Dienstsiegels der jeweiligen Behörde

 

Kurz und gut: Die Apostille ist die gesetzliche Überbeglaubigung einer Urkunde in Form eines ca. 10x10cm großen Stempels, der das Dokument – häufig auf Basis einer beglaubigten Übersetzung – als valide und rechtswirksam kennzeichnet.

 

 

 

Für welche Dokumente brauche ich eine Apostille?

 

 

Häufig geht es um standesamtliche Urkunden, Meldebescheinigungen, Zeugnisse jeder Art u.v.m.

 

Ein Beispiel:

 

Herr Mustermann möchte einen Job im Ausland annehmen und dafür sein Arbeitszeugnis von mir als staatlich geprüfte Übersetzerin beglaubigt übersetzen lassen:

 

 

Ø  Herr Mustermann lässt das Arbeitszeugnis bei der ausstellenden Behörde (z. B. dem Amtsgericht) mit einer Apostille für beispielsweise Ecuador versehen.

 

Ø  Das mit der Apostille versehene Arbeitszeugnis wird jetzt von mir ins Spanische übersetzt, dabei wird auch der exakte Wortlaut der Apostille mit übersetzt.

Warum reicht die beglaubigte Übersetzung häufig nicht aus?

 

Eine Übersetzung wird durch meine Beglaubigung als staatlich geprüfte Übersetzerin nicht gleichzeitig zu einer öffentlichen Urkunde. Denn erst mit der Bestätigung des Gerichts, bei dem der Übersetzende vereidigt ist (In meinem Fall das Landgericht München), bekommt das Dokument die Apostille und wird dadurch zu einer in vielen Ländern anerkannten Urkunde. Deshalb muss die beglaubigte Übersetzung von juristischer Seite überbeglaubigt werden.

 

 

 

Benötigen Sie für Ihr Dokument also eine Apostille?
Dann teilen Sie mir dies bei Ihrer Anfrage bitte mit. Lassen Sie mich bitte ebenfalls wissen, wie dringend Sie Ihre Übersetzung mit Apostille brauchen. Dann kann ich beurteilen, welche Möglichkeit für Sie die Geeignete ist, um Ihre Apostille einzuholen und die genauen Kosten abschätzen.

 

 

 

Was brauche ich, um den Antrag zur Apostille stellen zu können?

 

Ihr Dokument/Ihre Urkunde ist als beglaubigte Übersetzung im Original einzureichen. Zudem benötigen Sie einen speziellen Antrag, der in aller Regel auf den jeweiligen Internetseiten zum Download bereitgestellt ist. Des Weiteren fordert die Apostillen-Behörde in den meisten Fällen folgende Informationen:

 

•   Allem voran müssen Sie das Land angeben, für das Sie die Apostille beantragen
• Eine wichtige Bedingung für die Behörden ist, dass Sie eine Postanschrift im Inland angeben, an die die Apostille per Nachnahme versandt werden kann. Dabei muss es sich nicht zwingend um den Antragsteller handeln, Sie können auch eine Vollmacht für den Empfänger ausstellen. So oder so muss die anfallende Gebühr direkt beim Postboten beglichen werden.
•   Auch ist es immer hilfreich, Kontaktangaben für Rückfragen anzugeben. Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse sind zunächst ausreichend, damit ich oder die Behörde Sie erreichen können.

 

 

Welche Kosten kommen auf mich zu?

 

Die Kosten sind von Land zu Land unterschiedlich und variieren zwischen 69.- und 199.- EUR je nach Urkunden-Art und Aufwand. Hinzu kommen noch Kosten für den sicheren Versand.

 

 

 

WICHTIG:

 

Die Apostille wird nicht in allen Ländern akzeptiert! Für gewisse Länder benötigen Sie eine Legalisation* (z.B. China). Deshalb ist es wichtig, dass vor der Übersetzung sicher gestellt ist, was für das jeweilige Land erforderlich ist, in dem Sie Ihr Dokument vorlegen möchten.

 

Ich berate Sie gerne vorab, wenn Sie mir mitteilen für welches Dokument und für welches Land sie eine Apostille beantragen möchten.

 

Bitte beachten Sie auch, dass ich nur für die beglaubigte Übersetzung eine Apostille einholen kann.

 

 

 

*Legalisation

 

Die Legalisation ist für jene Staaten notwendig, die dem Haager Übereinkommen zur Beglaubigung durch die Apostille nicht beigetreten sind. Dort vorzulegende Dokumente müssen von der entsprechenden deutschen Behörde vorbeglaubigt werden. Erst danach erfolgt die Validierungsbestätigung durch das Konsulat des Landes, für das Sie die Urkunde brauchen.

 

Einige Länder fordern zusätzlich zu der hier beschriebenen Vorbeglaubigung eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Die darunter fallenden Länder finden Sie im Merkblatt des Auswärtigen Amtes unter folgendem Link "Vorbeglaubigung/Endbeglaubigung deutscher öffentlicher Urkunden". Ebenso kann Ihnen die zuständige deutsche Behörde darüber Auskunft geben.